其他公文_重庆市民族宗教事务委员会

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本委各处室：
《重庆市民族宗教委档案管理办法》已经2019年4月29日市民族宗教委党组第9次会议审议通过，现印发给你们，请严格遵照执行。

市民族宗教委办公室
2019年5月7日

重庆市民族宗教委档案管理办法

    第一章   总     则

    第一条   为切实加强档案管理，促进档案工作规范化、制度化、信息化建设，根据国家档案法律法规和市委、市政府的有关规定，结合我委实际，制定本办法。
    第二条   档案工作坚持统一管理、分级负责的原则，委办公室负责全委档案的组织管理、业务指导和开发利用工作，各处室负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理，并支持、配合委办公室做好档案管理工作。
    第三条   委办公室是委机关档案的管理部门，设立档案室，指定专人（档案管理员）履行下列职责：
    （一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立健全委机关档案工作规章制度；
    （二）监督指导各处室形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作，并组织开展专业培训；
    （三）集中管理委机关各种门类和载体的档案，开发利用档案资源，为机关工作提供服务，并按规定向市档案馆移交档案；
    （四）办理领导交办的其他档案业务。
    第四条   人事、财务、全市性宗教团体和市民族团结进步促进会等专业性档案参照本《办法》和有关规定进行归档和管理。

    第二章   归档范围

    第五条凡是反映我委工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。
    第六条   上级机关的归档文件材料：
   （一）国家民委、国家宗教局和市委、市政府、市委统战部等上级机关印发的属于我委主管业务并要执行办理的文件，以及普发的非我委主管业务但需贯彻执行或参照执行的规范性文件；
    （二）上级机关召开的需要贯彻执行的有关会议的主要文件材料；
    （三）我委代市委、市政府草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
    （四）上级机关领导、人大代表、政协委员等视察、检查我委工作时的重要指示、讲话等材料（包括声像资料）。
上级机关发来供工作参考的抄件以及征求意见未定稿的文件，不需归档。
    第七条   本机关的归档文件材料：
    （一）委党组会议、主任（办公）会议、委党组中心组学习会议和各种专题会议的会议纪要或记录，年度工作会议和暑期学习谈心会的文件材料；
    （二）本委各种正式文件（含联合行文）的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿以及各种规章制度；
    （三）本委各种工作简报、信息刊物以及政务督查、调研形成的重要文件材料；
    （四）全委及各处室的年度工作计划、总结、报告；全年汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；
    （五）本委的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本委的批复文件；
    （六）外出参加学习、考察和参加各种会议带回的重要文件材料。
    （七）本委财务报表、凭证、账簿、审计等材料；本委财产、物资、固定资产、档案等的交接凭证、清册；与有关单位签订各种合同、协议等文件材料；建设工程立项、施工、竣工的文件材料。
    （八）机关党委、工会、团委、妇委会等在工作活动中形成的重要文件材料；重要来信、来访材料，领导的批示和处理来信来访形成的记录、结果等重要文件材料。
    （九）本委成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及“三定”规定、人员编制等文件材料：
    （十）历史沿革、大事记及反映本委重要活动事件的剪报、声像资料、荣誉证书、有纪念意义和凭证性的实物和照片、录音、录像等文件材料。
    （十一）本委干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评审、聘任，党员、团员、干部、工人的名册和报表，职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡等文件材料，干部纪律检查、年度考评、奖惩等文件材料，本委办理的干部、工人的转移工资、行政、党组织介绍信及存根；
    （十二）外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、工作来往文件等。
    本委内部互相抄送的文件材料以及无参考利用价值的事务性、临时性文件，不需归档。
    第八条   同级机关和非隶属机关的归档文件材料：
    （一）同级机关和非隶属机关颁发的非我委主管业务但需执行的规范性文件；
    （二）有关业务机关对我委工作检查形成的重要文件；
    （三）同级机关和非隶属机关与我委联系、协商工作的重要来往文件。
    非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，不需归档。
    第九条   下级单位的归档文件材料：
    下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表等文件和法规性备案文件。
    下级单位抄报备案的一般性文件材料以及不应抄报或不必备案的文件材料，不需归档。

    第三章   归档要求

    第十条   凡属归档范围的文件材料，各处室应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
    第十一条   归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各处室应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。凡不属归档范围的文件材料，由各处室自行清理，送委档案室由档案管理人员集中运往规定地点统一销毁。
    第十二条   归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。
    第十三条   归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。各处室应指定专人（内勤）收集、整理本处室应归档的文件材料（包括声像资料），于次年3月底前向档案室移交上年度所有文件材料。会计档案、人事档案按照有关规定收集、整理、归档。
    档案室负责接收档案和集中管理，于次年 9 月底前完成上年度档案整理立卷上架工作。

    第四章   档案保密与利用

    第十四条   利用档案时，应正确处理利用和保密的关系，严守党和国家的机密。
    第十五条   借用和查阅档案，必须严格按规定程序办理借阅手续。未经领导同意，不得随意摘抄和复制档案，不得擅自扩大档案利用范围或擅自向外单位和个人提供档案。对借用、查阅的档案，严禁丢失、涂改、圈划、撤换、批注和褶皱。归还时应履行注销和检查手续。档案移交市档案馆后，如需查阅有关档案，由查阅人开具本单位介绍信直接到市档案馆查阅。
    第十六条   本委人员因工作需要借阅一般业务档案，须经所在处室负责人同意后，按规定办理借阅手续，借出档案一次不超过两卷，时间不超过 3 工作日。需要续借的，须办理续借手续。查阅档案应在档案室进行。
机密档案原则上不借阅。查阅委党组会、主任（办公）会等会议记录和干部考察材料以及财务报表、帐簿、凭证等重要档案，须经委领导和办公室负责人批准后方可查阅。
    外单位人员查阅我委档案，必须出具单位介绍信和工作证（身份证）说明查阅目的、内容，经委领导或办公室负责人批准，并办理登记手续后，限定在指定范围内查阅。

    第五章   档案的保管、统计、鉴定与销毁

    第十七条   档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室，室内要保持整洁，严禁吸烟，不得摆放与档案无关的物品。
第十八条   档案室要建立健全档案的统计台帐，认真做好档案材料的收集、整理、保管、移出、利用等环节的登记、分析、总结工作。档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
    第十九条   档案室要按照国家有关档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。
档案的鉴定工作，应在分管委领导主持下，由档案室和有关业务处室的人员共同组成鉴定小组按规定进行。鉴定小组对超过保管期限的档案材料逐件进行审查鉴定，提出存毁意见。
    第二十条   经鉴定需要销毁的档案，应当登记造册，报分管委领导批准同意后，由两名以上人员送到指定地点集中销毁。销毁执行人、监销人应在销毁清册上签名，严防遗失和泄密。

    第六章档案信息化建设

    第二十一条   加快传统载体档案数字化进度，及时以数字化档案代替原件提供利用，及时完成室藏档案数字化，力争建成数字档案室，推进档案信息资源共享。
    第二十二条   切实加强档案数字化加工过程管理，做好数字化成果验收与交接、档案实体交接、安全保密、存储介质管理等工作，及时向市档案馆移交我委档案数字化副本。
    第二十三条   档案室配置专门存储设备，妥善保管档案数字化副本存储介质，保证档案数字化副本的安全。